先週は、「同志」に５年ぶりに会うことが出来ました。「同志」って言っても、危なくて堅苦しいものではなく、「同じ価値観を持った親友」という感じです。
彼と話していて、ちょっとまとめたくなったので書きます。仕事を効率的に進めるための「３つのポイント」っていう感じです。
「効率的」っていっても、お金や時間だけのコストではなく、最終的には自分の「幸せ」につながるんじゃないか？っていう仮説の話です。
１．恥ずかしがらないで、わからないことは聞く
プライドを捨てて、わからないことは聞いてみよう。ただし、その際にメモを取るなりして、「二度と同じことを聞かない」というルールを自分に課すことは必須です（僕は、よくやっちゃいますが…）。
World Cafe: メモをとる意義の3つのS：「スピード」「スケッチ」「ステートメント」
２．ルーティンワークを可能な限り自動化する
去年と同じことをまた行う、毎日同じことを行う…こういうルーティンワークは可能な限り自動化します。この場合、ICT化は必須です。
これは「プログラムを組め」という難しい話ではなく、「まずはWordのテンプレートの存在を知って、使えるように」という、簡単なことからスタートできます（自分の周りもそうですが、この機能を使いこなしている人はほとんどいません）。
僕も業務では自作のAccessプログラムやエクセルシートを使っていますし、毎回送るような定型文書は、Wordのテンプレートを作って活用しています。
で、僕はこんなこともやってます。
朝、職場に行き、
・PCの電源を入れるということを自動的に行うようにパソコンを設定しています。これを毎日手動で行なっていたら、それだけで時間がかかっています。
・スタートアップ機能でグループウェア、ブラウザ、メーラーが自動的に立ち上がる
・ブラウザの設定でカレンダー、ニュースサイト、毎日チェックするWEBなどのタブが開いている
・メーラーの設定で送受信、ルールを設定していれば、その通り処理
World Cafe: PCの電源を入れると、仕事バリバリモードに！（Winのスタートアップ機能を使おう！）
もちろん、最初にこれを作るときは、いつもよりコストがかかっていますが、次回からの作業は、確実に費用対効果が上がっています。
例えば修士論文を書く際も、（導入当初は使い方を学ぶのに時間が掛かりましたが）僕には、これらのアプリがなかったら恐らく期日までに書けなかったと思っています。
World Cafe: 論文を書かなきゃいけない学生の三種の神器！「論文検索PRO」「i文庫HD（＋Evernote連携）」「Mendeley」
３．データや資料がある場所を一つにする
上記のメモやファイル・資料なども含めて、一つの場所に決めておくことは重要です。もっと大雑把に言えば、ファイルや資料がそこになくても、その場所にファイルの場所の地図とも言える「索引」があるだけでも違います。
例えば、僕は基本的にはEvernoteにデータや資料を集約していますが、ファイル自体は別のクラウドサービスにあったとしても、その共有リンクをEvernoteに貼っておくだけで、ほぼ一元化できていると言えます。
紙ファイルなどの整理も同じですが、細かく区分するよりは「この場所にこの資料やデータがある」というくくり程度で整理したほうが、結局は効率的な気がします。
あの野口悠紀雄氏は、これを「ワンポケットの法則」と呼んでいましたね。
上記の３つを行うことの効果
上記の３つを行うことの効果は、実は仕事が効率的になるだけではなく、この機能が生きてくると「時間短縮されていることが実感」できて、「人に評価される」ようになります。そして、こういうことが続くと「仕事に対するモチベーションが向上・維持」されて、「幸福感」につながるんですね。
恐らく時間経過とともに比例して、この効果もアップしていくと思います。
仕事だけではないですが、小さなことでも日頃から積み重ねたりブラッシュアップしていくと、結局は「幸福感」につながりますね。
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