職場での書類管理をAccessで
データベースと言えば、Microsoftのアクセスがあります。僕も実務ではガンガン使っています。World Cafe: 才蔵君
※ただし、これは今Evernoteというソフトウェアがありますので、そちらを使っています。Evernote、オススメです。
コレ以外にも、いわゆる稟議書や会議記録、FAX送信票なども全てAccessで管理しています。検索も可能で、過去の書類のデータコピーなども簡単にできるようになっています。
が、何しろ、少し高度でクセがあるソフトウェアなので、作った人以外はナカナカ使えないという欠点もあります。
Excelも使えます!
そこで、Excelで簡単にAccessのようなデータベースらしき使い方が出来るコツをお教えします。僕も日常の業務でコレを使っているので、ぜひやってみて下さいね。今回は「請求書」を印刷する、という事例で進めます。1)まずは、Sheet1にベタ打ちで行にデータを打ち込む
こんな感じで一番上の行をタイトルにして、あとは必要データを打ち込みます。最上段の行タイトルに番号が振ってあるのは、後で役に立ちます。
2)印刷するためのフォーマットをSheet2に作ります。
赤い字になっているのは、後ほど説明するVLOOKUP関数で入力したところです。
3)VLOOKUP関数でデータを入力。
上画像の右上にある、VLOOKUP関数の式を見て下さいね(絶対参照を入れているのがコツです)
FALSEの左にある「7」という数字が、1)で説明した行タイトルの数字と一致しているわけです。この数字を行タイトルに入れておくと、VLOOKUP関数を使うときにわかりやすくなります。
このフォーマットを作ると、右上のNOの部分に数字を入れると、Sheet1に入れたデータを引っ張ってくるというものになっています。
サンプルはこちらから
こういうものの積み重ねが、勤務時間を短縮し、人件費の抑制につながります。
「フォーガンシー」=「方眼紙」!?
実はこういうサービス、ソフトウェアがスタートしています。今まで職場等で様式などのために作ったExcelファイルをベースに、WEBアプリ化できるもの。ちょっと試したいですね〜あなたのExcelスキルが120%活かせるWebアプリ作成ツール -Forguncy(フォーガンシー) | グレープシティ株式会社
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