最近、尊敬する吉越浩一郎さんの書籍を読み直し、少し自分の仕事のやり方を反省している。
トリンプ時代は徹底した仕事の凝縮と効率化で「残業ゼロ」「19期連続増収増益」を達成している。
今回購入した書籍は、仕事の無駄を徹底的に洗い出し、省き、そして正社員が行う本旨は何かを突き詰めていく、その手法に重点が置かれている。クリアファイルを使ったデッドラインや図解の重要性など、そしてそれを全社内で共有していくプロジェクター、テレビ会議のあり方など・・・僕のような行政で働く人間にとっても本当に参考になる。
企画という仕事につくことになって、定型業務のあり方にはいつも不満を持っていた。確かに行政の仕事にとっては外せない仕事なのだが、それに時間をかけている自分にも腹が立ってくる。公務員として働いている本旨は「住民」の方々の想いをプロとしての専門知識や行動力を持って「具現化」することだと僕は考えている。だが実際の僕は、効率の悪い仕事でその時間を失ったり、つまらないミスを犯したり、書類が見つからないなど、本当にダメな職員だと思う。
そこで、書籍を参考にファイリングシステムを導入してみた。この書籍のように日付ごとのファイルではなく事務事業毎のファイルを作成した。こうすることで関連する会議やミーティングなどはファイル毎バッグに投げ込み参加すればオチがない。
「未済」「既済」ファイルもあり、この辺りは１件終了業務をどんどん放り込んでいく。そして業務終了後はとりあえず「未済」へ全て放り込む。朝一番に「未済」ファイルを確認することで仕事のミスは減る。
また、日程管理は、職場としては庁舎内グループウェアを導入しているのだが（僕は完全に未使用で）、全てGoogleカレンダーで管理。しかもTODOリストとしても使用している。とにかく、何でもGoogleカレンダーに記入している。例えば金曜日に会議で書類が１０部必要な時など、木曜日に「○○会議用書類１０部印刷」と入力しておく。そうすることで「この日までに書類作成で、印刷だ」と確認できる。またGoogleカレンダーはネットワーク上にあるカレンダーなので、iPhoneでいつでもどこでも閲覧／編集が可能だし、これも朝一番に閲覧することによって「つまらない」ミスが減った。
ちなみに自治体としての先進地は、僕が尊敬する片山健也さんがいる北海道のニセコ町だろう。住民はもちろん、ネット環境がある場所だったら、いつでもどこでもニセコ町の文書が「どんな内容」で「どこにあるか」が検索できる。
情報公開・文書管理 - まちづくり | ニセコ町
自分でももう少し書類の整理が負荷に感じるようになったときには、とりあえずMS_Accessなどでファイリングシステムを構築したい。
また補助金交付などの受付申請業務システムや決裁文書作成などのシステムをMS_Accessで自前で作成し使用している。こうすることで紙ベースやExcelベースで起こり勝ちだった「同じ内容のテキストを記入」などが減り、時間が短縮できている。そして検索窓を作る事で、キーワードからすぐにその書類データにアクセスできる。紙媒体ではなく内容確認ならこれで充分なのだ。そして何よりの副産物は「行政評価」の中で現状把握する際の数値や、事後評価に必要な数値などがボタン一つで表示できるようになったことだ。これはデータベースソフトの強みでもある。この辺りは、この分野に「強い」先輩方が周りに沢山いたこと、そしてその人たちの仕事の仕方を本当にパクった（というか、「どうやってやってるんです？」と聞きまくった）のが大きいと思う。文系の僕が現在このような物を自分で作って使っているということは、今になって考えると「知識って何が大切で何が重要なのか？」こんなことも考えてしまう。
まだまだ仕事の内容については改善する余地が沢山ある。そして、このような考え方を持つ同僚を沢山つくりたいなあ、と思いながら仕事をしている毎日。
そして、重要なのはこのように効率化した先にある「時間」の使い方。行政職員としての本旨は何か？実はこの辺りが「頭でっかち」で、実際動けていない。「変えなきゃ」「やらなきゃ」と思っていることは沢山あるのだが、中々うまく動いていかないのが現状。
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