World Cafe: ExcelでVLOOKUP関数を使って、データベースを作ろう！

職場での書類管理をAccessで

データベースと言えば、Microsoftのアクセスがあります。僕も実務ではガンガン使っています。

※ただし、これは今Evernoteというソフトウェアがありますので、そちらを使っています。Evernote、オススメです。

　コレ以外にも、いわゆる稟議書や会議記録、FAX送信票なども全てAccessで管理しています。検索も可能で、過去の書類のデータコピーなども簡単にできるようになっています。

　が、何しろ、少し高度でクセがあるソフトウェアなので、作った人以外はナカナカ使えないという欠点もあります。

Excelも使えます！

そこで、Excelで簡単にAccessのようなデータベースらしき使い方が出来るコツをお教えします。僕も日常の業務でコレを使っているので、ぜひやってみて下さいね。今回は「請求書」を印刷する、という事例で進めます。

１）まずは、Sheet1にベタ打ちで行にデータを打ち込む

こんな感じで一番上の行をタイトルにして、あとは必要データを打ち込みます。最上段の行タイトルに番号が振ってあるのは、後で役に立ちます。

２）印刷するためのフォーマットをSheet2に作ります。

赤い字になっているのは、後ほど説明するVLOOKUP関数で入力したところです。

３）VLOOKUP関数でデータを入力。

上画像の右上にある、VLOOKUP関数の式を見て下さいね（絶対参照を入れているのがコツです）
　FALSEの左にある「7」という数字が、１）で説明した行タイトルの数字と一致しているわけです。この数字を行タイトルに入れておくと、VLOOKUP関数を使うときにわかりやすくなります。
　このフォーマットを作ると、右上のNOの部分に数字を入れると、Sheet1に入れたデータを引っ張ってくるというものになっています。