最近の仕事ツール(タイム・マネジメント研修を終えて)

 長野県市町村研修センターが主催の「タイム・マネジメント」研修を受講。

タイム・マネジメントの定義

今まではタイム・マネジメントというと「与えられた時間の中で、いかに効率よく業務を行い間に合わせるか?」という感覚でいましたが、「いかに自分で時間を作り出し、その価値を高めるか?」なんですね。受動的ではなく能動的なもの、これは「目からウロコ」でした。
 いくつかツールの紹介もあり、自分でも結構このあたりはこだわって使っているので、大変濃密で楽しい研修でした。
 ちなみに、僕はTodoリストって言葉を使わなくなりました。これは、本田直之さんがその著書の中で「Todoってやらされ感、Taskは能動的なんです」っていうような記述があって、それ以来気に入って使ってます。下記のサイトでも、同様のことを仰っていますね。

レバレッジ仕事術:第3回 スケジュールはカレンダーに書く | BPnetビズカレッジ | nikkei BPnet 〈日経BPネット〉





外からの視点

なにより良かったのは、お互いの職場のコミュニケーション方法のあり方を発表しあって共有できたのが良かったです。同じ職種でも、このあたりは全く違う。自分たちでは毎朝の朝礼が当たり前、でも他の組織に行けば月曜日の朝のみ、月1回のお互いの進捗状況を確かめるミーティングが当たり前でも、他の組織へ行けばほとんど開催されていない…などなど。これは、本当に良かったですよ。組織文化は全く共通点がない。だからこそ、学ぶべきところ、直すべきところが分かります。以前も同じようなことを、書いてますね。これってやっぱり「外からの視点」が重要なんです。(でも、これをなかなか分かってくれる人は、職場内では少ないですね)。

World Cafe: 人の意見を知のアーカイブズとして考えるということ






 所詮、公務員なんて狭い世界の仕事です。外へ、外へ、目を向けることが重要です。迷ったら、やっぱり住民の人に聞く。これが、何よりも間違いがないです。

最近のスケジュール・ツール

スケジュールは基本Googleカレンダーで管理しています。TASK関係は、以前は紙ベースで、そしてGoogleタスクへ、そして今ではどんどんGoogleカレンダーに投げ込むようにしています。

World Cafe: 業務の効率化





 
 今は、とりあえず期限を決めなくて漠然とやらなきゃいけないTASKを、Googleタスクへ放り込み、それを分解した具体的なTASKをGoogleカレンダーに入れ込んでいく、という感じです。
 僕のようなGoogleカレンダーにどんどんTASKを放り込むタイプは、こんなアプリが使いやすい。
まあ、簡単に言えばGoogleカレンダーの項目が全てTASKリストになって表示されるんです。そして、TASKを終了すればチェックをつけて消していく。その日の残りのTASKがバッジ表示されるんで、「今日やらなきゃいけないTASKは、あといくつだろう?」ってのが常に分かります。

ノート

これは先日、町内の協和精工さんへお伺いした時にも、総務のOさんと全く同意見だったのですが、どんなにデジタルツールを使っていても、やっぱり最初はアナログに勝つものはないってコトです。最近は、下記LINK先で紹介している3点セット。
World Cafe: 【レビュー】キングジム スマホでスキャンしやすいノートカバー





唯一の変更点は、下記ボールペンに変えたこと。インクはジェットストリームがやっぱり一番。ただ、ペン軸が太く、ノートカバーのペンホルダーに入らないことが欠点だったんですが、これはバッチリ入ります。

by カエレバ

今日のBOOK

読みやすいですね

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